IV Convención DIT Gestión: Cómo organizar transporte para un gran evento

DIT Gestión continúa inmerso en la organización de su lV Convención, que se celebrará del 2 al 5 de noviembre en Chiclana (Cádiz). En esta ocasión, hablamos con el Departamento de Marketing del grupo, sobre un tema tan importante como es el desplazamiento en este tipo de eventos.

Estamos ya a menos de cuatro meses de la Convención. Según los datos que comentasteis en la anterior entrevista (mantenida con Nagore Arriaga) sobre este evento esperáis una asistencia superior a las 1.000 personas. ¿Cómo pensáis resolver el tema del transporte para los asistentes?

Ciertamente el transporte hasta Chiclana, donde celebraremos la Convención, es un tema clave y de los primeros asuntos con los que nos hemos puesto manos a la obra a la hora de empezar a organizar este evento.

Debemos tener en cuenta que acudirán profesionales de todos y cada uno de los puntos de la Península, Baleares y Canarias.

¿Podrías realizarnos un pequeño resumen?

Por supuesto. En primer lugar, está el traslado larga y media distancia. En este apartado, hemos apostado por el medio de transporte menos contaminante, como es el tren.

Nos hemos puesto en contacto con las compañías de ferrocarril, y tenemos que destacar que la predisposición ha sido total desde el primer momento. Por un lago, Iryo ofrecerá a todos los asistentes a la Convención un descuento del 30% sobre sus tarifas. Del mismo modo Renfe nos aporta un descuento del 15%, en trenes con llegada a Sevilla. En cuanto ambos nos hagan llegar los códigos descuento y las indicaciones para aplicarlos correctamente, se los haremos llegar a todos los agentes de viajes que ya se han apuntado al evento y que en su inscripción nos han indicado que necesitarán dicho descuento porque se desplazarán en tren.

En Portugal, no disponemos de trenes que nos puedan acercar, por ello apostamos por el autocar.

Con otros puntos de salida como por ejemplo Canarias, que requieren de avión, hemos recomendado a nuestros agentes unos vuelos en concreto, para así poder asegurarles el traslado hasta el hotel.

Todos estos transportes acercan a Sevilla o Jerez. ¿Y desde allí?

Pondremos autobuses lanzadera que acercarán a los asistentes desde Sevilla hasta el hotel en las siguientes frecuencias:

- Dia 1 de noviembre: A las 15h y 20h
- Día 2 de noviembre: A las 13h y 19h
- Dia 3 de noviembre: A las 18h
- Día 5 de noviembre: Regreso con salida desde el hotel a primera hora de la mañana y al mediodía.

¿En qué os habéis basado para fijar esos días y horarios en concreto?

Cuando lanzamos la convocatoria de la Convención, creamos un formulario en el que los asistentes nos pueden dejar los horarios de sus traslados, con el objetivo de identificar los puntos y horas de llegada y en base a eso organizar los autobuses lanzadera que les acercarán hasta el Hotel Valentín Sancti Petri que, como ya sabemos, es donde celebraremos la Convención.

Con esta información, hemos detectado que alrededor del 90% de los asistentes llegarán a Sevilla, tanto por tren como en avión. Por ello, las lanzaderas saldrán desde allí. Tendremos autobuses tanto desde el Aeropuerto como desde la estación de tren de Santa Justa. Y en caso de ser necesario, podrán realizar parada en el aeropuerto de Jerez para recoger a más gente, con la suerte que está de camino al hotel y no hay ni que desviarse apenas del camino.

Por otro lado, tenemos información suficiente para prever que alrededor del 70% de los asistentes llegarán a lo largo del 1 de noviembre, un 25% lo hará el 2 de noviembre, y unos pocos, el 5% aproximadamente, lo harán el viernes 3 de noviembre.

De ahí que el servicio de las lanzaderas sea el que hemos comentado en la pregunta anterior. Nuestro objetivo es que satisfaga las necesidades del mayor número posible de asistentes, ya que llegar hasta Chiclana en transporte público, es muy tedioso. Obviamente, seguro que habrá a quien no le venga bien ninguno de estos transferes, pero esperamos que sea el menor número posible de personas.

Está claro que es un esfuerzo muy importante en logística

Está claro que sí. Es un esfuerzo grande contratar, organizar y controlar todo el tema del transporte, y atendiendo uno por uno a cada uno de nuestros agentes.

Ya que estamos con el transporte y la Convención, cuéntanos algo más de la misma, sabemos que va a ser espectacular, pero danos alguna pista

Podemos decirte eso, que va a ser espectacular, pero es todo un nido de sorpresas que creo van a enganchar a nuestros agentes, tanto desde el punto de información y conocimientos como del ocio. No podemos decir mucho más porque lo dicho, es sorpresa, solo podemos adelantar que va a ser una Convención atípica. Ya lo es por el número de días, pero también lo será por el contenido.