El coste de los ‘nuevos’ viajes de negocios
João Carvalho
Head SAP Concur Sur de Europa y África Francófona
Desde el comienzo de la pandemia, los viajes de negocios se han detenido.
Las reuniones con los clientes se han trasladado a Internet y profesionales de todo el mundo han aprendido a mantener la comunicación sin tener que subirse a un avión o a un tren.
El 2020 trajo consigo un rápido aumento de plataformas de videoconferencia.
Transcurrido ya más de un año, esto se ha traducido en un problema real: la “fatiga de Zoom”, combinado con el anhelo del contacto personal, algo cada vez más cerca a medida que los programas de vacunación están cobrando impulso.
Con el fin del estado de alarma y el fin de las restricciones de movimiento todo parece indicar que los viajes de negocios tienen asegurado un papel importante que desempeñar en un futuro no muy lejano.
Sin embargo, su vuelta será muy diferente al de antes de la pandemia, y las empresas deberán cuidarlo todo antes de reanudar los viajes: desde la seguridad de los empleados hasta el impacto medioambiental, pero, ¿A qué precio?
La seguridad de los empleados seguirá siendo durante mucho tiempo el criterio más importante para los viajes de negocios. Teniendo en cuenta el deber de protección del empleado, las empresas seguirán dando la máxima prioridad a tomar las precauciones adecuadas.
Mundo postpandemia
Por ello, a la hora de planificar los viajes deberán preguntarse: ¿Qué medios de transporte ofrecen la mejor protección contra la infección? ¿Se reservan los asientos en clase preferente cuando se viaja en avión y en primera clase cuando se viaja en tren para garantizar la mínima distancia con los demás pasajeros? En el caso de los hoteles y las compañías aéreas, ¿Se eligen proveedores de clase superior porque ofrecen más espacio individual y pueden tener normas de higiene y seguridad más estrictas? ¿El taxi o el alquiler de coches supera a las opciones de transporte público?
Los gestores de viajes actuarán cada vez más como gestores de riesgos. Está claro que minimizar los riesgos en los viajes siempre conlleva un mayor coste. Además de los mayores requisitos de seguridad, una infraestructura diferente también contribuye a ello. La demanda de los operadores turísticos, las aerolíneas y los hoteles ha disminuido drásticamente en los últimos meses. Los proveedores han tenido que reaccionar ante ello: se han reducido las capacidades, se han aplicado normas de seguridad y mucho más.
La buena noticia es que existe tecnología que ayuda a las empresas a mantener a sus viajeros lo más seguros posible, al tiempo que permite gestionar los costes: desde soluciones de gestión que integran la política de viajes de una empresa en el proceso de reserva, opciones de autorización previa al viaje, aplicaciones que proporcionan orientación frente a la COVID-19 y disponibilidad de datos para analizar el comportamiento en los viajes, y la obtención de buenas tarifas con los proveedores.
Sostenibilidad y ODS 2030 de la ONU
Más allá de garantizar la seguridad de los empleados, las organizaciones también pueden renovarse y planificar un futuro de viajes más sostenibles. De hecho, hacerlo será esencial para estar a la altura de las directrices y expectativas de gobiernos y empleados, respectivamente.
Para las empresas que estén dispuestas a aprovechar la oportunidad y hacer que su programa de viajes sea más ecológico, los datos son fundamentales, ya que no se puede gestionar lo que no se puede medir. Tener una visión completa de todo, desde las emisiones de carbono hasta los socios de viajes sostenibles, puede ayudar a las empresas y a los empleados que viajan a convertir las buenas intenciones en acciones, teniendo al mismo tiempo conocimiento del coste asociado.
En este sentido, estos últimos están dispuestos a pasar a la acción, ya que el 97% afirma estar dispuesto a aumentar la duración del viaje si con ello se reduce significativamente el impacto medioambiental, según el Índice de Sostenibilidad de los Viajes Corporativos.
Ante este panorama, las empresas tendrán que hacer sacrificios en relación a los viajes corporativos y deberán contar con presupuestos suficientes para cubrir el posible aumento de los gastos de viaje que conlleva la seguridad y la sostenibilidad.
Además, necesitarán políticas concretas para que los gestores de viajes y los empleados sepan en qué condiciones pueden viajar, así como datos que guíen las decisiones.
Está claro que los viajes corporativos serán diferentes. Pero no hay razón para que no podamos recuperarlos, si las empresas están dispuestas a aceptar el cambio y a dar prioridad a sus empleados y al planeta.
