Factura electrónica: aliada en la transformación digital

Podemos interpretar estos datos desde diferentes ópticas. Y una de ellas es desde la operacional o administrativa: ¿os habéis parado a pensar alguna vez cuántas facturas se mueven en esta industria? ¿Cuántas reservas, cancelaciones y pagos deben gestionar hoteles, turoperadores, bedbanks y agencias? Y no sólo con los usuarios finales, sino también, o especialmente, entre las empresas (B2B). Ahí va la respuesta: según datos de baVel, la plataforma de facturación y pagos B2B líder en la industria turística, una agencia puede llegar a procesar más de un millón de facturas al año, una cadena hotelera de alcance global procesa entre tres y seis millones; y un bedbank internacional puede llegar a transaccionar más de 10 millones de facturas. De hecho, sólo baVel ya procesa cada año más de 70 millones de facturas electrónicas.

Estas cifras son una evidencia más de que el Sector Turístico es altamente transaccional, lo que significa que por la naturaleza de su negocio genera al cabo del año millones de transacciones entre reservas, facturas y pagos. El trabajo administrativo que hay detrás de todos estos procesos y los costes administrativos asociados a éstos han sido uno de los principales dolores de cabeza de los departamentos administrativos y financieros de las compañías turísticas. Por suerte, desde hace ya un tiempo, muchas empresas han encontrado en la tecnología transaccional una aliada perfecta para digitalizar y automatizar sus procesos de administración, logrando importantes ahorros y eficiencias.

El Sector Turístico español es referente en la implantación de la factura electrónica

Ya en 2002, Europa creó el marco legislativo para permitir que las empresas pudieran intercambiar facturas electrónicamente con las mismas garantías legales y fiscales que lo hacían con las de papel. Desde entonces, en España, sectores como el retail, la hostelería, la restauración, y también el Sector Turístico, han alcanzado una gran implantación de la factura electrónica. De hecho, la industria turística española es un referente en la implantación de la factura electrónica a nivel mundial.

En España, no solo las grandes empresas turísticas han adoptado la factura electrónica como un proceso administrativo estándar; también lo han hecho un amplio espectro de medianas y pequeñas empresas alcanzando, en muchos casos, porcentajes de digitalización superiores al 80% en sus departamentos administrativos.

Las principales razones son el ahorro y la eficiencia. La digitalización del proceso de facturación aporta múltiples beneficios a las empresas: automatización de procesos manuales, reducción de errores, aumento de la productividad, control documental, desmaterialización del papel, archivo de facturas y, por encima de todo, una mayor eficiencia en los cobros, a través de procesos de pago automáticos que consiguen reducir los tiempos medios de cobro. Adicionalmente, destaca la eficiencia de los trabajadores, que se liberan de tareas rutinarias para dedicarse a trabajos de mayor valor añadido.

En esta línea, la adopción de la factura electrónica ha contribuido también a aumentar la competitividad de las empresas españolas, ya que les ha permitido conectarse con los grandes operadores turísticos internacionales e intercambiar información electrónicamente, un requerimiento que se ha convertido en obligatorio.

En España los grandes grupos turísticos ya usan exitosamente la e-factura en las transacciones B2B

Y si bien el sector privado siempre va un paso (o dos, o tres) por delante del sector público, la facturación electrónica en la administración pública es una realidad. Desde abril, la directiva europea 2014/55/EU obliga a todas las administraciones públicas a estar preparadas para recibir y procesar facturas electrónicas siguiendo el estándar europeo EN16931. Aunque esto no implica todavía ninguna obligatoriedad en el uso de la e-factura entre empresas privadas, sí que es un paso más para afianzar su uso. De hecho, según la Agenda Digital de Europa, la facturación electrónica es una prioridad política.

El sector público está implantándola con dos claros objetivos: por un lado, seguir trabajando en el principio de transparencia; y, por el otro, influir en la puntualidad en el pago a todos sus proveedores, mejorando así la tesorería de las empresas que trabajan para las empresas públicas. Existe una tercera motivación subyacente: la lucha contra el fraude fiscal.

Esta nueva directiva pretende simplificar la vida a las empresas privadas que trabajan para diferentes entes públicos en diferentes países europeos. Si bien hasta ahora estas empresas tenían que adaptarse a los diferentes formatos propios de cada administración pública según país, ahora pueden usar un mismo formato para interconectarse con cualquiera de ellas.

La realidad es que la factura electrónica ha llegado para quedarse. Y no sólo en Europa, también alrededor del mundo. Dos ejemplos: en Latinoamérica la factura electrónica es obligatoria en casi todos los países, donde existe una regulación que obliga a la mayoría de los contribuyentes a mandar sus facturas electrónicamente. Y en Europa, Italia implantó la e-factura obligatoria sin ninguna excepción desde el pasado 1 de enero del 2019.

En el caso del Sector Turístico, no ha sido tanto la legislación lo que ha motivado a las empresas a adoptar esta tecnología, sino las eficiencias y los ahorros que se derivan de ella. De hecho, muchos de los grandes grupos turísticos internacionales, como TUI, Thomas Cook, Hotelbeds o Expedia, ya están exigiendo el uso de la factura electrónica a todos sus proveedores, sean pymes o multinacionales.

En España también los grandes grupos turísticos como HOTUSA, Barceló o Globalia ya usan exitosamente sistemas de facturación electrónica para sus transacciones B2B con sus clientes y proveedores. Pero la adopción de la factura electrónica en España no solo se limita a los grandes grupos, sino que la mayoría de empresas que operan en la industria (receptivos, agencias de viaje, hoteles, alquileres de coche, etc.) ya se han subido al carro de la facturación electrónica desde hace años. De hecho, hoy en día los proveedores de factura electrónica disponen de soluciones que se adaptan a los diferentes tipos de empresas: grandes emisores y empresas con volúmenes más pequeños.

Para estas empresas la facturación electrónica ha significado cosas diferentes: para algunas les ha supuesto una fuente de ahorro que les ha ayudado a superar situaciones complicadas, para otras les ha permitido crecer y aumentar el volumen de negocio manteniendo sus costes administrativos al mínimo y para todas ha sido la clave para seguir conectados con los grandes operadores para los que la factura electrónica es un must.

Si bien es cierto que cuando pensamos en digitalizar nuestro negocio priorizamos los procesos de ventas, la realidad es que la factura electrónica es el elemento clave para digitalizar el back office de las empresas y completar así el cambio tecnológico necesario para afrontar el futuro que será tecnológico o no será.