Captio ha analizado una muestra de las hojas de gastos reportadas por sus clientes (130 empresas) durante el año 2015 compuesta por 1.333.589 gastos de desplazamientos profesionales que corresponden a 6.070 trabajadores en movilidad. El fraude interno es una preocupación para la inmensa mayoría de las empresas. Así lo demuestra el hecho de que el 91,5% de las empresas usuarias de Captio utilicen el módulo de comprobación de políticas de gastos de la aplicación. Los tipos de fraude que las empresas quieren controlar se pueden agrupar casi en su totalidad en tres categorías distintas: fraude por el importe, fraude por el justificante y fraude por la fecha.
El fraude por el importe engloba todos aquellos gastos reportados en que el importe no cumpla las políticas de gastos de la empresa. En el caso del límite por gasto, el 70% de las empresas estudiadas lo controlan, seguido del 22% que controla el límite por día, el 22% el límite por informe de gastos o el 20% el límite por categoría (restaurante, hotel, gasolina…) al día. También hay un 24% de empresas que controlan que se incluya los anticipos hechos por la empresa al trabajador, para no reembolsarle los gastos dos veces.
Existe quien defrauda al reportar más kilómetros al día de lo que permiten las políticas de empresa
El fraude por el justificante se refiere a todos aquellos casos en el que el gasto no está correctamente justificado. Las empresas sondeadas controlan que no se reporte un mismo ticket varias veces (el 78%), que no falte el justificante (el 58%), que no falten datos sobre el gasto (el 28%), que se edite o modifique el justificante (el 19%).
Finalmente, el fraude por la fecha hace referencia a todos los gastos en que existe un problema o error en la cronología. El 68% de las empresas de la muestra controla que no se efectúen gastos en fin de semana, el 63% que no se reporten gastos antiguos y el 16% que no se efectúen gastos en días festivos. Existe también quien defrauda al reportar más kilómetros al día de lo que permiten las políticas de empresa, cosa que controla el 7% de las empresas, además de otros tipos de fraude, que interesan al 14% de las empresas.
Fraudes detectados
De los más de 1,3 millones de gastos analizados, el 12,8% son potencialmente fraudulentos (170.216 gastos), es decir, no cumplen con las políticas de gastos de su empresa. La mayor parte de los casos, concretamente el 33%, corresponden a gastos antiguos, es decir, gastos que según las políticas de la empresa han prescrito y que no corresponden con el periodo indicado en el informe de gastos. Seguidamente se encuentran los gastos duplicados (29%), que son gastos que se han reportado más de una vez, con el mismo justificante; y tercer en importancia son los gastos en fin de semana (12%), es decir, gastos efectuados en sábado y domingo, cuando se supone que el empleado no está trabajando y, por lo tanto, a menos que sea un caso excepcional, no puede tener gastos por desplazamiento profesional.
El fraude detectado corresponde al 8% del total de gastos realizados
Captio ha detectado que el fraude realizado en las 130 empresas analizadas asciende a un total de 4.392.779,61 euros. Esto corresponde a 33.790,61 euros por empresa y por año y a 723,43 euros por trabajador y año. Hay que tener en cuenta que el total de gastos de desplazamiento reportados por las empresas analizadas ha sido de más de 408.789,42 euros anuales de media. Por lo tanto, los gastos presuntamente fraudulentos representan un 8% del total.
El informe de Captio señala que el gasto no contemplado que representa el fraude interno para la empresa tiene consecuencias muy negativas sobre la organización. Las principales son la reducción de la competitividad, la dificultad en la toma de decisiones, el empeoramiento del clima laboral y el perjuicio en la reputación de la empresa. También indica que existen una gran variedad de medidas e iniciativas que las empresas pueden implementar para minimizar el fraude interno, pero para ello es necesario que se involucren todos los estratos de la compañía.
Entre las medidas que se pueden tomar, destacan el desarrollar un marco normativo sobre el fraude interno; la implantación de herramientas tecnológicas que permitan a las empresas la detección y prevención del fraude; elaborar un plan de formación adecuado para lograr concienciar y alinear con las políticas de empresa a todos los integrantes; y la realización de auditorías para detectar fraudes internos que se hayan dado en le pasado y que pueden tener un efecto disuasorio que prevenga posibles fraudes en el futuro.
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