"Consolidar la información necesaria para calcular el coste total de un viaje no es fácil, ya que procede de fuentes internas y externas, principalmente la nota de gastos del viajero y la agencia de viajes", ha asegurado Iván Clemente, en la última jornada de la plataforma. En su ponencia titulada ‘Cómo cuantificar los costes totales de los viajes de empresa’, Clemente ha subrayado que los proveedores están llegando a un límite donde los precios no pueden bajar más sin eliminar parte de los servicios.
"Se tiende a la disgregación de los elementos del servicio para que el cliente pague lo que necesita", ha explicado, lo cual genera nuevos gastos añadidos que las empresas tienen que empezar a controlar. Además, "va a ir en aumento mientras la presión negociadora esté basada en el precio", ha añadido, asegurando que para calcular bien los costes, hay que analizarlos antes y durante el viaje, pero también después.
A la vuelta del desplazamiento, la justificación de los gastos se facilita enormemente con la utilización de medios de pago que crean registros transparentes, como la tarjeta de crédito, incluso para cantidades pequeñas. Por su parte, el director comercial de Amadeus, Íñigo García-Aranda, ha afirmado que "las herramientas de autorreserva se están imponiendo como una de las mejores opciones de control y seguimiento de la política de viajes", aunque ha advertido que su proceso de implantación en las empresas puede ser lento y costoso.
Otras propuestas
Por otro lado, para vislumbrar una adecuada gestión de los viajes corporativos, el jefe de Ventas Corporate de Air Europa, Javier Ruz, ha asegurado que "hoy en día es difícil cerrar precios para todo el año, pero que se pueden negociar ‘paquetes’ de servicios puntualmente". Mientras tanto, el vicepresidente de Ventas Corporativas de Sol Meliá, Hugo Rovira, ha advertido que "la negociación basada exclusivamente en el precio puede comprometer la calidad de los servicios".
Por su parte, Estefanía Ruiz, de American Express Barceló Viajes, ha subrayado que "la agencia de viajes puede ser de gran ayuda en el control de los gastos añadidos y en la detección de costes ocultos, incluso como departamento externalizado para liquidar notas de gastos". El director de Marketing de Halcón Empresas, Rafael Bilbao, ha recordado que "tener una visión global de los servicios es de gran ayuda para negociar con los proveedores".
Finalmente, el director de Ventas para España de Transhotel, Gonzalo Casaubón, ha destacado que "las agencias de viajes especializadas en el mercado business deben apoyarse en proveedores que suministren la tecnología suficiente para poder realizar de forma detallada, online y segura todas las transacciones". En los grupos de trabajo formados tras las ponencias, los gestores de viajes participantes en las sesiones de Forum Business Travel concluyeron que la negociación de las empresas con los proveedores de viajes va a contemplar cada vez más la agrupación de servicios que se han ido disgregando de la tarifa para recuperar el control sobre los gastos adicionales.
