El ex presidente de MPI España, Eric Mottard, fue el encargado de enunciar las diversas formas de comunicación que se pueden aplicar a día de hoy en los eventos con el objetivo de conseguir transmitir un mensaje eficaz a la audiencia. Anteriormente, señaló que la peor forma de hacerlo, y es lo que se lleva haciendo “toda la vida”, es organizar la sala en ‘formato teatro’, ya que es un formato aburrido en el que un ponente habla a la plenaria sin ninguna interacción.
También quiso reflejar que en eventos suele primar en un porcentaje muy alto del presupuesto, del tiempo y del conocimiento para la logística y la hospitalidad de la organización, y muy poco al contenido del eventos, a los mensajes que se quieren transmitir, “que es lo verdaderamente importante”. Además, añadió que se suele dar también mucha importancia a vestir el evento con “la decoración, la puesta en escena, catering temático, música, espectáculos, animación…”.
Por otro lado, afirmó que hay que tener en cuenta a la ‘generación Y’ (nacidos después del 78), ya que influye al resto de generaciones. La ‘generación Y’ “son personas indisciplinadas, necesitan tecnología, vive online y offline, tiene un tiempo de atención corto, quieren opinar y tienen conciencia social.
A pesar de todos estos factores, según anunció Mottard, las reuniones se siguen celebrando, en su mayoría, de la misma forma, con la organización de la sala en ‘teatro’, ya sea por miedo a los cambios, por ignorancia, por miedo a la participación del asistente o porque es mucho más fácil montar una sala en este formato.
Los nuevos formatos
Con todo ello, para realizar una buena comunicación es necesario, añadió el ex presidente de MPI, asegurar lo máximo posible la participación de los asistentes, conocer el target para adaptar los mensajes, preguntar al target qué es lo que quiere, mantener la atención de la gente y utilizar formatos cortos, entre otros factores.
En cuatro puntos resume Mottard las claves para comunicar bien un mensaje. Lo primero es configurar la sala de una manera distinta a ‘teatro’, que sea confortable, con luz natural, con audiovisuales, etc. Segundo, separar a la gente, hacer networking y cambiar a los grupos de forma regular. Tercero, implicar a la gente, pedirle opinión. Y cuarto, cortar el contenido, lanzar mensajes claros y cortos e intercalando formatos.
Algunos ejemplos que nombró de nuevos formatos son los talk shows (formato televisión), open space, peka kucha, serious play, vivir con los sentidos, serious games o speed dating.
