PAP arranca con congresos híbridos y los insustituibles presenciales, porque el face to face no puede faltar en este Sector
A raíz de la finalización del Estado de Alarma, decretado por el Gobierno de España el pasado 9 de mayo, varios han sido los congresos y reuniones profesionales que se han celebrado. El presidente de PAP Congresos (y de la Asociación de OPC de Madrid y Centro), David Abreu, revela a CONEXO las claves de estos primeros eventos, como el Congreso Nacional de Medio Ambiente (Conama), y sobre la aplicación de medidas complementarias para la contención de los contagios víricos en los congresos.
CONEXO.—¿Cómo se ha visto afectada la participación presencial en los congresos?
David Abreu.—Qué duda cabe, pues lo vemos en nuestro día a día, que la participación en toda acción que implique un contacto físico entre las personas, se ha visto reducida en mayor o menor medida. Las reuniones profesionales, probablemente sean las que más se han visto afectadas, pues la imagen de los promotores puede quedar seriamente dañada en caso de un contagio masivo, cosa poco probable si se cumple un sencillo protocolo de medidas higiénico-sanitarias, pero sí, el grado de afección puede ser superior al 50% sobre los históricos.
Poco a poco, iremos remontando, la inmunidad de la población a través de las vacunas, permitirá un mayor grado de confianza y participación en las reuniones presenciales. Debemos ser aún más pacientes y normalizar el uso de sistemas de protección para nuestros congresistas y trabajadores.
CONEXO.—Muchos congresos se han anulado debido a la crisis sanitaria. ¿Qué les ha llevado a celebrar nuevos congresos presenciales?
David Abreu.—Desgraciadamente, así es: muchos congresos cancelaron su celebración, en algunos casos, decidieron posponerlo. Pero, seamos realistas, al tratarse de congresos anuales, el correspondiente a 2020 se ha cancelado, aunque se celebre en otras fechas. Otros, optaron por celebrarlo en formato digital, pero el resultado de los objetivos principales del congreso son difícilmente alcanzables en ese formato.
Si tenemos en cuenta que en la mayoría de los casos la última vez que se celebraron los congresos de carácter asociativo, fue en el año 2019, el no haber podido celebrarse en el 2020, el hacerlo en 2022 era una opción a evitar, pues tres años sin este tipo de interacción formativa profesional son muchos años.
Por ello, y cada vez más, nos estamos encontrando con el convencimiento por parte de los Comités Organizadores de los Congresos, de que debemos de seguir adelante y asumir ciertas reducciones de participación, que en parte podremos disminuir su impacto negativo a través de las participaciones en remoto de congresistas y ponentes.
No se sustituirán los eventos profesionales y formativos por formato digital
CONEXO.—Ahora que habla de participaciones en remoto, cuéntenos cómo está resultando la experiencia digital en asistencia a reuniones profesionales.
David Abreu.—Las expectativas son altísimas y todo son aspectos positivos: la comodidad de no desplazarse, la reducción de gastos del asistente remoto, la facilidad del idioma común en nuevos mercados, la inexistencia de barreras tecnológicas, la calidad de las retransmisiones, y un larguísimo etcétera, pero la realidad es muy distinta.
Según nuestra experiencia, el asistente en remoto se encuentra solo, tiene una alta fatiga digital, la participación en los tiempos y formas respecto a la participación presencial, están aún muy lejos de compartir resultados, las diferencias horarias para las retransmisiones en directo son un hándicap, y como colofón, el pago por este tipo de contenidos no siempre es bienvenido. Por todo ello, pese a que lo veo como un gran aliado y siempre de manera complementaria, no, definitivamente no se sustituirán los eventos profesionales y formativos por formato digital.
CONEXO.—¿Cuáles son las principales dificultades que se han encontrado los clientes para retomar sus eventos presenciales?
David Abreu.—La incertidumbre de la evolución de la pandemia ha supuesto el hacer una apuesta confiando en las medidas adoptadas por las autoridades sanitarias y su buena gestión y el resultado, de momento, es positivo. Hemos aprendido a convivir con esta crisis y ello nos ha fortalecido.
Tanto las empresas organizadoras de eventos, como sus proveedores y las sedes de celebración, han hecho un gran trabajo formativo y de concienciación, que permite el desarrollo de eventos presenciales en las mejores condiciones para la contención de los contagios víricos.
En nuestro caso, la certificación en la Norma UNE 0066-19 desarrollada por el ICTE, ha sido un factor importante para aportar la confianza de nuestros clientes en nuestros servicios, pudiendo desarrollar un plan de contingencias conciliado con nuestros proveedores que ha resultado muy efectivo en los congresos hasta ahora desarrollados.
CONEXO.—Háblenos un poco de los últimos congresos que han desarrollado recientemente.
David Abreu.—Los días 21 y 22 de mayo, desarrollamos VOlé, el I Congreso Internacional de la Voz-España, previsto para el mes de octubre de 2020, y que contó con 179 inscripciones, de las que 116 fueron presenciales, y con una participación Internacional de México, Perú, Panamá, Colombia, Costa Rica, Portugal, Estados Unidos, Argentina, Chile y por supuesto España.
Debido a las restricciones para poder realizar servicios de catering de pie, utilizamos un servicio individual de catering para los servicios de café, para que lo consumieran cuando lo desearan, siempre y cuando no fuera de pie dentro de la sede, y que gracias a la excepcional climatología que disfrutamos esos días en Madrid, la cantidad de espacios al aire libre en los alrededores de la sede, sumado a una sensible ampliación de tiempo destinado a esta pausa, dio como resultado una simpática forma de celebrar este apartado del congreso.
El almuerzo de trabajo, lo desarrollamos en un Hotel cercano a la sede que garantizó todas las medidas vigentes por parte de las autoridades en cuanto a aforo, distanciamiento entre grupos de sillas y salubridad, sinceramente no fue muy distinto a los almuerzos de trabajo de antes, únicamente que el número de comensales por mesa era de 4 en lugar de los 8 ó 10 habituales para este tipo de servicios.
Aunque no pudimos celebrar el cocktail de bienvenida, por descartar el Comité organizador el hacer este tipo de servicio sentado, la experiencia que vivió el asistente presencial no fue en ningún caso menos productiva que las anteriores a la pandemia.
En lo que respecta a la participación en remoto, pese a tener las máximas expectativas por la facilidad de acceso, la disminución de costes implícitos a un viajar, alojamiento, manutención, etc. creo que las 63 asistencias registradas (57 congresistas y 6 ponentes) no fueron suficientes siquiera para cubrir los costes de la producción, en los estándares de calidad que se requiere en estos casos, hay una gran fatiga digital y el consumidor no asimila bien el pago por contenidos a través de la pantalla.
CONEXO.—Además de este congreso de nueva creación, han organizado otro congreso con más trayectoria, como el Congreso Nacional de Medioambiente…
David Abreu.—Sí, CONAMA 2020 ha tenido lugar del 31 de mayo al 3 de junio en el Centro de Convenciones Norte de IFEMA. Fueron 10 salas en paralelo, en las que se desarrollaron más de 70 ponencias y se registraron más de 3000 asistencias de más de 1100 empresas a los largo de los 4 días de duración. Una prueba más que de que con seguridad se puede.
De hecho, durante la celebración de este congreso, fuimos objeto de una auditoría en relación a la certificación en la norma UNE 0066-19 que antes comentábamos, y me siento muy orgulloso de decir, que ha sido de resultado positivo.
Como dato importante, destacaría el gigantesco paso dado por los participantes en los eventos profesionales en cuanto a la complicidad con la organización y concienciación de responsabilidad en su participación.
Casi la totalidad de los asistentes eran portadores de su acreditación en formato digital a través de su móvil y cumplían con rigurosidad con todas las medidas higiénico-sanitarias, así como los estrictos controles de accesos realizados con información en tiempo real de los aforos concurrentes, tanto en el evento en general, como en cada una de las salas de ponencias.
Igualmente es destacable el proceso de reserva de plaza en las salas de ponencias, que se activó desde 3 semanas antes del congreso, para que los congresistas pudieran planificar su agenda del programa científico de una manera ordenada en el control de aforos, el cual permitía la inscripción en las sesiones de trabajo siempre y cuando el aforo no se hubiera cubierto y no se tuviera otra reserva de plaza en otra sala al mismo tiempo.
Tecnología, grandísimo aliado
CONEXO.—¿Cree que la tecnología ayuda a los eventos profesionales o, por el contrario, puede ser una amenaza para el futuro de las reuniones presenciales?
David Abreu.—Amenaza en ningún caso, es un grandísimo aliado, en ningún caso será sustitutivo, pero si, ya forma parte de nuestro día a día, sin que por ello deba haber dependencia de la tecnología. Puedes ver muchos amaneceres de través de los innumerables documentos digitales que hay por la red, pero ese amanecer que viví aquel día, ese especialmente, y lo que en ese momento sentí, no lo olvidaré nunca. La experiencia vital es insustituible.
No debemos abusar de la tecnología y ponernos en “los ratones” de nuestros clientes, una fatiga digital puede generar el efecto contrario al buscado, pero qué duda cabe de que los canales digitales abren infinidad de posibilidades de interacción bidireccional, con demostrada efectividad.
