www.nexotur.com

Las herramientas tecnológicas facilitan a los organizadores profesionales a gestionar un evento de forma ágil y eficaz

El uso de la tecnología permite que un evento sea más sostenible y, además, se disminuya en costes

viernes 03 de diciembre de 2010, 01:00h

La sesión ‘Tecnología a tu alcance para hacer más con menos’, organizada en el marco de la feria EIBTM de Barcelona, ha ofrecido algunas herramientas que permiten a los organizadores profesionales de congresos gestionar un evento de una manera más ágil, eficaz y sostenible.

De esta manera, el director comercial de la compañía Dnet, Enrique Montes, ha afirmado que existen herramientas tecnológicas que ayudan a gestionar todo el evento, tanto online como onsite. Así, ha indicado que hay sistemas para “el registro de los participantes, efectuar pagos, gestionar los traslados, el alojamiento, el programa científico (comunicaciones, talleres, posters…), el programa social, etc. y todo ello con la máxima seguridad”.

Durante el evento, la tecnología ayuda a controlar la asistencia de los participantes, según Montes, así como la concurrencia. Es decir, no es lo mismo gestionar la asistencia de los participantes que se hayan preinscritos que la acreditación de nuevos visitantes en el propio evento. “Todo ello hay que tenerlo en cuenta para establecer el sistema de acreditaciones”, ha añadido. El objetivo de las herramientas tecnológicas en la acreditación es que se haga de forma rápida y eficaz, “porque es la primera imagen del evento”.

Además, existe la posibilidad, como ha comentado el director comercial de Dnet, de controlar el acceso de los participantes a determinadas sesiones o actividades a través de diferentes sistemas. La finalidad es que los organizadores puedan conocer la asistencia a esos datos, los horarios… y finalmente, otorgar el correspondiente certificado de asistencia, en su caso.

Enrique Montes también ha comentado que la tecnología ayuda a que los eventos sean más sostenibles y ahorren en costes. Por ejemplo, ha expuesto el sistema de acreditación auto check-in, que permite reducir la contratación de personal; la acreditación a través del móvil, que elimina la impresión en papel; el uso de posters electrónicos, que eliminan también la impresión en papel; o la utilización de accesorios ecofriendly.

Las ventajas de Internet

Por otro lado, el director de Producción de World Television, Alberto García, ha expuesto las ventajas que Internet tiene para la celebración de eventos, destacando en primer lugar la interactividad que ofrece la Red, por ejemplo, con los blogs, las wikis, las redes sociales o los sistemas de alojamiento de datos, y en segundo lugar, las webcasting.

Las webcasting, como ha expuesto García, son sistemas que permiten publicar en Internet contenido audiovisual con una presentación, con la posibilidad de poder añadir documentos para su descarga, incluir una herramienta de envío de preguntas y respuestas… tanto en directo como en diferido. Además, el sistema permite conocer la audiencia que tiene la emisión con la posibilidad de exportar estadísticas para conocer el perfil del usuario. “Es lo más parecido que hay en Internet a la televisión, pero con más ventajas”, ha señalado Alberto García.

El director de Producción de World Television ha comentado que esta herramienta es muy útil para la presentación de resultados de una empresa, juntas de accionistas, congresos, ruedas de prensa, presentaciones de productos, comunicaciones internas en una compañía o para actividades de formación.