Stefano Velasco, consultor senior en comunicación, especializado en organización de eventos y protocolo, y actual profesor en la Escuela Superior de Organizadores de Eventos (Esode), expone en un artículo de opinión los factores a tener en cuenta para lograr una buena comunicación de los eventos que se organizan.
«Una óptima interrelación entre el área de comunicación y los profesionales del protocolo y la organización de eventos de cualquier institución facilitará tanto la forma de trabajo conjunto, necesario para el buen desarrollo de cualquier estrategia de comunicación que se desee llevar a cabo, como la obtención de unos resultados lo más próximos posible a la línea de objetivos de cualquier organismo.
Los eventos se celebran para transmitir un mensaje, siempre en consonancia con los rasgos que identifican a la imagen de toda institución, pública o privada. En este sentido, el protocolo y la organización de eventos se presentan como una indudable e importantísima herramienta de comunicación, de transmisión de mensajes. Con el paso de los años, y teniendo en cuenta la evolución de las relaciones sociales tanto en el ámbito personal como en el profesional, los eventos han conseguido convertirse en un necesario instrumento de comunicación para las empresas, modificando enormemente la teoría clásica del proceso de comunicación que existía hace unas décadas.
Un evento aporta un claro valor añadido a la estrategia de comunicación, gracias a su capacidad de proyectar la imagen pública de las instituciones a la que están representando. Hemos de tener en cuenta que gran parte de los actos que se organizan tienen como principal objetivo conseguir una positiva repercusión mediática (excepto los que son estrictamente privados). Y ha sido, hasta entonces, a través de los medios como las marcas conseguían llegar a su principal receptor: el público objetivo.
Sin embargo, la consolidación de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación (TIC) da un giro bastante importante en todo ese modus operandi: ahora, la difusión de nuestros mensajes ya no solo la realizan los medios de comunicación, sino que cualquier persona con un dispositivo móvil en sus manos puede ejercer de difusor de la información que acontece durante el desarrollo de nuestro evento. Ello supone una mayor libertad y variedad informativa, o si lo preferimos, una mayor democratización mediática (periodismo ciudadano), la cual puede ofrecernos numerosas ventajas, pero a su vez, supone una mayor atención y control por parte de los profesionales de los eventos.
En cuanto a los tradicionales medios de comunicación, el profesional en protocolo debe trabajar para hacer posible que su evento se convierta en noticia, ofreciendo una difusión clara y concisa de los mensajes. Para ello, éste deberá dar respuesta fácilmente a las preguntas sobre qué se pretende con el evento (filosofía); por qué se organiza (objetivos y fines); cuándo se realiza (momento oportuno); dónde se desarrolla el acto (escenario apropiado); quién interviene en el evento (autoridades, personalidades, invitados generales…); y cómo se desarrollará el evento (aspectos formales de la organización).
Sin embargo, aquí nos encontramos con un importante factor que no debemos pasar por alto, y que el profesional en la organización del evento debe manejar a la perfección: la línea editorial de los medios de comunicación. De ellos, de los medios y sus respectivas líneas editoriales, dependerán, en buena parte, la idónea preparación de los mensajes que queramos transmitir a través de los medios que acuden a nuestro acto. Y, por tanto, los resultados para una positiva repercusión mediática.
Para ello, es recomendable realizar un estudio de las características fundamentales de los principales medios, generalistas y especializados en nuestro Sector. Así, factores como los intereses económicos, políticos y sociales nos ayudarán a conocer la línea editorial de cada uno de ellos. Posteriormente, se hace conveniente la introducción en una base de datos de la información recogida para su seguimiento.
Además de estos factores, el conocimiento de la forma de trabajar de los periodistas, sus condicionantes y sus intereses particulares contribuirán a poseer un filtro editorial que favorecerá el tratamiento de los mensajes que queramos transmitir desde la institución o empresa para la que trabajamos».