El presidente de la Asociación Internacional de Palacios de Congresos (AIPC), Geoff Donaghy, analiza la situación actual de los recintos congresuales de todo el mundo y presenta los principales problemas a los que se enfrentan y algunos consejos para poder solventarlos. Para Donaghy, la flexibilidad es fundamental.
¿Cuáles son los principales problemas a los que se enfrentan hoy los palacios de congresos?
Los mayores desafíos a los que se enfrentan los centros de todo el mundo son la competencia, la adaptación y la pertinencia. En general, los centros están vinculados en muchos aspectos, pero cada uno de ellos deben ser abordados con estrategias muy específicas, y eso es una gran parte de lo que los administradores de centros están haciendo en estos días.
¿Cómo ve el factor competencia en el Sector?
Ha habido un enorme crecimiento en cuanto a espacios para reuniones en los últimos años, tanto a través de nuevas edificaciones en el mercado como con la renovación y ampliación de las instalaciones existentes. El resultado es que los clientes tienen muchas más posibilidades de elección y los centros tienen que competir más duro para conseguir negocio. Irónicamente, este crecimiento continuó durante la reciente recesión económica, en gran parte debido a los proyectos que ya estaban en marcha, junto con el hecho de que muchos gobiernos vieron las instalaciones para convenciones como una forma de acceder a los muchos beneficios que la industria ofrece.
¿Cuál ha sido el efecto de esta competencia?
Hoy tenemos lo que es esencialmente un mercado de compradores, lo que significa que los organizadores y los que actúan en su nombre pueden negociar duro y en muchas partes del mundo buscan incentivos y descuentos más allá de lo que hemos visto en el pasado. Eso significa que todo el mundo necesita trabajar un poco más y encontrar nuevas maneras de distinguirse de sus competidores. También significa que los centros que no pueden entregar un producto de alta calidad, les resulta más difícil atraer negocios porque hay muchas buenas alternativas.
¿Qué pasa con la adaptación?
Hoy los eventos están en constante evolución en términos de formatos, tecnología y expectativas de los delegados y los centros tienen que ser capaces de responder a esto, a menudo dentro de las limitaciones de un conjunto fijo de espacios. La clave del éxito es cada vez más la capacidad de crear flexibilidad, tanto en las instalaciones como en los servicios para responder a las nuevas demandas. Al mismo tiempo, las prácticas de negocios también están cambiando rápidamente a fin de crear diferentes conjuntos de relaciones y enfoques para la reserva y el desarrollo de eventos. Por ejemplo, los plazos de tiempo en el ciclo de la reserva se han acortado drásticamente en algunos casos y los métodos tradicionales de reserva de alojamiento se han desplazado hacia alternativas online. Todos estos factores tienen su impacto, como en las proyecciones de negocios y las estrategias de mercado, y en las nuevas exigencias sobre el personal del centro, que de nuevo tienen que adaptarse con el fin de competir con éxito.
¿Qué quiere decir por pertinencia?
En la actualidad, el 80% de los centros son propiedad de algún nivel de gobierno, y los gobiernos han estado bajo presiones significativas derivadas de la crisis financiera y la recesión económica de los últimos años. Eso ha presionado a la baja en los ingresos del centro, al mismo tiempo que muchos gobiernos se enfrentan al reto de sus propias finanzas, lo que significa que la racionalidad económica ‘pura’, basada en el incremento del gasto de los visitantes a menudo no es suficiente para justificar la inversión en curso. La respuesta, por supuesto, es que los centros no son sólo una generación de gastos de los visitantes, son más de lo que los eventos pueden hacer por un destino, desde la creación de un impacto económico a facilitar la transferencia de conocimiento y la atracción de nuevas inversiones. Esto significa que los centros tienen que hacer un trabajo mucho mejor de subrayar su papel más amplio en el apoyo a las políticas de desarrollo de la comunidad y la demostración de la forma en que están ayudando a responder a las prioridades más urgentes del gobierno; y muchos están haciendo justamente eso.
¿Cómo seleccionan los clientes un destino en la actualidad?
La selección de una ubicación es el resultado de una serie de factores que incluyen tanto el destino en sí mismo como la propia sede. Si alguno de estos no es aceptable puede resultar en una pérdida de negocio, ya que los planificadores necesitan un ‘paquete’ completo de unas ciertas características para que su evento sea todo un éxito. En cuanto a la sede, las cuestiones clave son el tamaño, la configuración y la flexibilidad de espacio, servicios disponibles, el coste y la reputación de su gestión. Para el destino, cuestiones tales como la cantidad y la calidad de los alojamientos disponibles, la seguridad, la facilidad de acceso, la estructura general de costes y los atractivos para los delegados son lo más importante. Hay dos factores que han emergido rápidamente para los centros en los últimos años, que son la tecnología y la conectividad (para responder a las crecientes necesidades de comunicación de los delegados) y la calidad de la experiencia que ofrece, tanto en el propio centro como en la zona que lo rodea inmediatamente, ya que muchos delegados pasan la mayor parte de su tiempo en las instalaciones y alrededor de ellas. Los centros que puedan responder a estos factores tienen una mejor oportunidad de negocio.
¿Cómo apoya la AIPC a sus miembros frente a estos desafíos?
Proporciona la investigación y el análisis en torno a las condiciones de la industria y las expectativas de los clientes que les ayuden a mejorar las estrategias de marketing y de gestión; ofrece una amplia gama de programas educativos que ayudan a los centros a tener mayores conocimientos y una mejor gestión en ámbitos clave como ventas, marketing, operaciones y gestión de la instalación; proporciona pautas estándares de calidad reconocidos a nivel mundial que los centros pueden utilizar para comparar sus resultados con el competidor y abordar las áreas de debilidad; mantiene programas de premios que permiten a los centros distinguirse como centros de excelencia; mantiene fuertes interacciones con otras asociaciones de la industria mundial con el fin de acceder a una información fiable sobre las demandas del mercado y las expectativas de los organizadores; y crea eventos y sistemas que permiten al personal de los centros estar conectados en red con sus compañeros globales y acceder a una amplia gama de experiencias y conocimientos. Recientemente, la AIPC ha incluido una calculadora de impacto económico y un programa de gestión actualizado, entre otras iniciativas.