El concepto de ‘Arquitectura de Reuniones’ pretende crear valor a los eventos teniendo en cuenta al participante como centro de atención y a través de una serie de herramientas. También exige el conocimiento de muchas profesiones, tales como la comunicación, el teatro o audiovisuales.
La Arquitectura de Reuniones no es un concepto nuevo, ya que hay organizadores de reuniones y agencias de planificación que son expertos en el diseño de reuniones que proporcionan a los actores interesados mucho valor, pero se tratan de autodidactos que son la excepción a la regla. Actualmente, el Sector está enfocado principalmente en la hospitalidad y la logística, en lugar de en el proceso de creación de valor que ocurre en el marco de una reunión.
El participante como centro de atención
Sea cual sea el tipo de reunión y sean quienes sean los actores interesados, los asistentes siempre son el centro de la atención. Para las reuniones de pago, como las jornadas de formación o los congresos asociativos, los participantes sufragan a menudo la mayor parte del coste global, y su éxito depende en gran medida de si se alcanzan o no los objetivos de los mismos como principales actores interesados.
Por regla general, los participantes asisten a este tipo de reuniones para obtener información, aprender habilidades, entablar relaciones con otros participantes e inspirarse y motivarse para poder proporcionar más valor a las organizaciones por las que trabajan. Para otros tipos de eventos, donde el propietario del mismo suele representar una corporación, el principal enfoque está en los participantes, porque la reunión sólo puede aportarle valor al propietario, amortizando su inversión, a través de la conducta de los mismos.
La información, el ‘networking’ y la motivación
Con el enfoque en los participantes, el Arquitecto de Reuniones les proporciona información, oportunidades de networking y motivación, antes, durante y después de la reunión. Éstas son las actividades que tendrán un impacto en los participantes y harán que tomen medidas para cambiar su conducta profesional de forma que cree valor para los actores interesados, que invariablemente también incluye a ellos mismos. Al final, la conducta de los participantes contribuye a los resultados finales de una organización.
Suele ser posible extender la experiencia de una reunión más allá de los límites de la misma. Concretamente, debido al creciente dominio de la generación del milenio, las reuniones empiezan en el espacio virtual como blogs, wikis, comunidades online y otros tipos de interacciones, preparando el terreno para el evento en sí y haciendo que sea más efectivo y valioso. Al concluirse la reunión, hay muchas oportunidades para prolongar el proceso de aprendizaje, estrechando relaciones con otros participantes y asegurándose de que la información, el networking y la motivación generados durante la misma se conviertan en cambios conductuales permanentes y valiosos. No es cuestión de decidir si la reunión debe ser virtual o real, será ambas cosas a la vez, y la generación del milenio apenas sabrá distinguir entre ellas.
Las herramientas de la Arquitectura de Reuniones
El Arquitecto de Reuniones tiene a su disposición una serie de herramientas que se pueden utilizar antes, durante y después de la reunión. Dichas herramientas pueden clasificarse del siguiente modo: conceptuales, humanos, artísticos, técnicos y tecnológicos. Por herramientas conceptuales se refiere al formato, sea virtual o real, como las presentaciones, los espacios abiertos, la disposición de los asientos, etc. Las herramientas humanas son las personas contratadas como facilitadores, ponentes, actores, etc. Las herramientas artísticas incluyen el uso del color, la música, la decoración, la iluminación, el diseño, los contenidos de texto, la distribución, etc. Las herramientas técnicas engloban los audiovisuales, la construcción de escenarios, el mobiliario, etc. Y entre las herramientas tecnológicas se encuentran la tecnología de habilitación, los webcasts, las herramientas de networking, las aplicaciones online tales como los wikis, blogs, chats y otros programas informáticos o de Internet, que se puedan utilizar antes, durante y después de la reunión.
La matriz de apoyo para reuniones
La matriz de apoyo para reuniones combina la información, el networking y la motivación con actividades y herramientas que se puedan utilizar antes, durante y después de la reunión. Para conectar a las personas se puede crear una comunidad online antes de la reunión y utilizar tecnología de networking durante la misma, para luego proporcionar a los participantes imágenes y datos de contacto para que les sea más fácil mantenerse en contacto.
Para motivar e inspirar a la gente se pueden desarrollar imágenes impactantes antes de la reunión y utilizar a ponentes motivacionales durante la misma, para luego proporcionar a todos los participantes vídeos e imágenes a fin de mantener y transmitir la emoción de la experiencia. La matriz de apoyo para reuniones es una herramienta que se puede utilizar en el proceso de planificación, pero no aporta soluciones en cuanto al diseño de la reunión. Cada reunión tiene distintos objetivos para diferentes participantes, por lo tanto, los campos de la matriz contendrán diferentes soluciones cada vez que se utilice.
Las industrias y profesiones
Muchas de las herramientas y los conocimientos asociados que el Arquitecto de Reuniones puede emplear son desarrolladas por otras industrias o profesiones para distintos propósitos. Es necesario invitarles a compartir sus conocimientos con el Sector de Congresos y Reuniones, e inspirarles a este fin. Dichas industrias y profesiones incluyen la educación, los medios, los recursos humanos, el marketing, la comunicación, la facilitación, los audiovisuales, el teatro, el desarrollo organizativo, etc.
Las ciencias
El cuerpo de conocimientos de la Arquitectura de Reuniones debe basarse en ciencias como la sociología, la biología, la ciencia cognitiva, la psicología, la neurología, la musicología, el drama, la antropología, etc. Para poner un ejemplo, no existe libro alguno sobre la sociología de reuniones. Los enormes avances de la neurología en los últimos años son muy relevantes para los Arquitectos de Reuniones, ya que necesitan comprender el porqué de las reacciones y la conducta de la gente. Son necesarios más libros, artículos y seminarios en los que se apliquen las distintas ciencias a las reuniones. Es también necesario realizar nuevos estudios en el campo de muchas de estas ciencias a fin de diseñar reuniones más efectivas.
Traducción por Event Planner Spain.