Siete reglas para la gestión de gastos profesionales

Hoy día el proceso de gestión de gastos profesionales exige una inversión de tiempo por parte de los empleados, los departamentos responsables y un alto coste para las empresas. Por este motivo, Expensya, desarrollador de software para la automatización de notas de gastos, recomienda seguir estos siete pasos para su óptima gestión.

1. Prever los costes
Una de las principales reglas para una buena administración de presupuestos es la anticipación de los costes. Es decir, cuando los empleados llevan a cabo viajes de negocios o realizan a menudo comidas de negocios u otros gastos de representación, es esencial anticipar y prever qué partida presupuestaria está destinada a estos fines.

2. Establecer un límite máximo para cada tipo de gasto
Es necesario que, para una gestión óptima de los informes de gastos, la empresa defina un límite máximo para cada tipo de gasto: comida, transporte, alojamiento, etc.

3. Definir una política de gastos
Los elementos más importantes para tener en cuenta a la hora de crear una buena política de gastos son determinar qué tipos de gastos serán reembolsables, establecer límites para cada tipo de gasto, definir un plazo razonable de reembolso, listar la información obligatoria a proporcionar para justificar un gasto y verificar que se respeten las leyes en vigor.

4. Formar a los nuevos empleados
Una vez definida la política de gastos, hay que informar a los empleados. Según un estudio de Sodexo BI, el 14% de los empleados no conoce la política de gastos de su empresa.

5. Respetar las fechas de reembolso
El proceso de reembolso de gastos puede llegar a ser relativamente largo, generando así descontento en los empleados. Para acelerar el proceso de reembolso, es preferible que los empleados envíen su solicitud de reembolso tan pronto como finalicen su misión, para agilizar todavía más el reembolso.

6. Evitar el fraude y los errores en las notas de gastos
Para evitar cualquier incidente de este tipo, la empresa debe establecer un sistema completo de verificación y control de notas de gastos. Una buena solución para ello es la implementación de una herramienta de gestión de notas de gastos que permita detectar el fraude y errores en estos gastos gracias a un módulo antifraude.

7. Auditar regularmente las notas de gastos
Las empresas que utilizan una herramienta de gestión de notas de gastos que les facilita el seguimiento y el control de los gastos, también tienen acceso a auditorías regulares que facilitan la identificación de los puestos con los gastos más elevados y la detección de gastos que puedan ser considerados anormales.