La pandemia del coronavirus ha obligado a muchas industrias a reinventarse. El Sector MICE, muy perjudicado por esta situación, ha aprovechado estos meses de parálisis de su actividad para reflexionar sobre el futuro de la misma y, en este sentido, ha ido el trabajo de la compañía The Creative Dots que, con la colaboración de más de 200 profesionales y expertos de diferentes segmentos, ha definido un nuevo modelo de organización de eventos.
Desde el pasado día 17 de marzo, The Creative Dots, a través de diferentes grupos de trabajo, ha ido definiendo la transformación de los principales stakeholders del Sector, que por unanimidad se definieron los siguientes actores: Venues, Asociaciones, Agencias de eventos, Convention Bureau, Cliente final y Medios. Así, durante varios 'Meet The Expert online' (encuentros virtuales con profesionales del Sector), se han ido presentando la evolución de esos trabajos.
Partiendo de la base de emplear herramientas y metodologías de innovación para establecer un contexto estratégico en torno al diseño del evento, el objetivo es crear una narrativa perfecta, siempre con el foco puesto en generar una experiencia memorable a todos los stakeholders, clientes internos y externos, implicados. "Los eventos son la herramienta de comunicación y de marketing con mayor impacto e influencia", afirman desde The Creative Dots, y su objetivo es que sigan siéndolo una vez se supere esta crisis sanitaria.
En la última edición de 'Meet The Expert online', la compañía que lidera Ángeles Moreno ha presentado las principales conclusiones del proyecto que propone un nuevo modelo en el Sector en el que todos los stakeholders se agrupan alrededor del eventos para aportarle valor. Precisamente, esta propuesta de valor se tiene que adaptar a las necesidades del evento; la comunicación y la relación tiene que ser fluida entre todos los stakeholders; es importante un mayor uso de la tecnología; el rol de asesoramiento ganará fuerza; y se hace necesaria la creación de marcos reguladores.
Las fases del evento
El proyecto de
The Creative Dots ha definido varias fases temporales en la organización de un evento y en cada una especifica quién ocupa un papel predominante. En
la primera fase —surge la necesidad de organizar un evento—, se ha detectado un nuevo papel en manos de las asociaciones y los Conventions Bureau como punto de conexión y
marketplace para el resto de
stakeholders. En esta fase, el protagonismo lo tiene el cliente
en la creación de la narrativa y su responsabilidad en comunicarla a la cadena de valor.
En la
fase 2 —quién lo gestiona—, la comunicación y colaboración entre clientes y proveedores es imprescindible. En esta fase, el apoyo, la adaptabilidad y el entendimiento de las necesidades del cliente y del evento por parte de las
venues cobra fuerza en esta fase.
La fase 3 —organización y creatividad— es el momento de crear un sistema de colaboración
win-win entre el cliente (con su narrativa estratégica), la agencia (convirtiendo la narrativa al formato del evento) y los proveedores.
En la
fase 4 —producción — aparecen nuevos términos (distancia, eventos híbridos, encuentros
online, medidas de seguridad...) que implican
la creación de nuevas reglas de juego, donde las venues y los proveedores deben sacar la cultura customer centric en sus procedimientos. En esta fase, los medios asumen un rol de comunicar el valor del evento, no tanto dentro del Sector, sino también a medios económicos, sociales o de industrias.
La fase 5 es la de finalización. Aquí todos los actores se implicarán en
el análisis de los resultados con la máxima transparencia para compartir un
feedback que facilite el cálculo del ROI. En esta fase los medios continúan con su labor de comunicación dentro y fuera del Sector para conseguir el reconocimiento de la industria; y
los Conventions Bureau aparecen para medir el legados de los eventos en sus destinos.