El estudio 'Meeting Room of the Future' de 2019, realizado a través de una serie de encuestas realizadas a más de 250 organizadores de eventos de todo el mundo, señala como factor prioritario en la planificación de reuniones la generación de experiencias en los asistentes. De hecho, un 85% de los encuestados afirma que su enfoque está puesto en este aspecto y se traduce en nuevos formatos, sesiones de trabajo o actividades, la implantación de tecnología, nuevos elementos físicos en las sedes y algunos aspectos sobre la alimentación.
El enfoque en la creación de experiencias va aumentado cada año
El enfoque en la creación de experiencias va aumentado cada año y se piensa que seguirá esta línea de crecimiento en el futuro debido a la entrada de nuevas generaciones en la industria. Los organizadores de eventos señalan que estos nuevos delegados dan más importancia, por este orden, a la integración de las nuevas tecnologías, la creación de una experiencia general en el evento, más interacción y colaboración por parte de los asistentes, sesiones más cortas y rápidas que reemplazan a las presentaciones de formato largo, y más creatividad. Asimismo, los organizadores también resaltan la importancia de trabajar en la educación de los delegados y en el networking, dos elementos que serán las base para medir el retorno de la inversión.
En cuanto a la elección de la sede, el informe destaca como importante su ubicación y la facilidad de acceso, su equipamiento tecnológico, la disposición de Internet de banda ancha de calidad, una buena iluminación y una buena acústica en las salas. También es importante, como se ha dicho, su trabajo en la generación de experiencias, así como la flexibilidad de sus espacios y los entornos de networking. Otro aspecto que cada vez está creciendo más es su estrategia de sostenibilidad y prácticas éticas.